Gestionale per ottici, dalla refrazione alla consegna degli occhiali

Un gestionale per ottici mette in fila tutto ciò che oggi vive in fogli diversi: le misure prese in negozio, la busta di lavoro con montatura e lenti, l'ordine al laboratorio, il richiamo per il controllo della vista. Non vendiamo un pacchetto standard: lo sviluppiamo su misura per il tuo centro ottico, come web app da usare in sala refrazione, al banco e sul tablet in vetrina.

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Un ottico fa provare un paio di occhiali a una cliente davanti allo specchio

I problemi che risolviamo

Ottica in camice bianco nel suo negozio, con una parete di montature da vista alle spalle

Buste di lavoro scritte a mano e ordini da ricontrollare

Diottrie, distanza interpupillare, altezza di montaggio e trattamenti finiscono su un foglio. Basta una cifra trascritta male nell'ordine delle lenti e l'occhiale va rifatto a tue spese.
Non sai a che punto è un lavoro

Il cliente telefona per sapere se gli occhiali sono pronti e tu devi controllare la cassetta, il portale del fornitore e il laboratorio. Rispondere richiede minuti che al banco non hai.
Clienti che spariscono per anni

Chi ha comprato progressive tre anni fa non riceve alcun promemoria per il controllo. Torna da te solo se passa per caso, oppure va dalla catena che lo ha contattato prima.
Montature e lenti a contatto senza giacenze affidabili

Centinaia di modelli in esposizione, conto vendita, resi ai fornitori e scatole di lenti a contatto con scadenze diverse: senza un controllo vero, l'inventario non torna mai.

Cosa fa il tuo gestionale

Monitor con tabella clienti e calendario appuntamenti su una scrivania di ottica, accanto a occhiali e custodie

Scheda cliente con storico delle misure

Per ogni persona conservi refrazioni, prescrizioni dell'oculista, acquisti e note sulle abitudini visive, nel rispetto delle regole sulla privacy che definiamo insieme a te.
Busta di lavoro digitale

Montatura, lenti, trattamenti, misure di centratura e acconto in un'unica scheda. La stampi per il laboratorio o la mostri sul tablet, senza riscrivere nulla.
Stato degli ordini lenti

Segui ogni lavoro da ordinato a pronto per la consegna, con la data prevista. Quando arriva il pacco, lo abbini alla busta con un codice e avvisi il cliente in un attimo.
Magazzino montature e conto vendita

Ogni montatura ha marca, modello, colore e calibro, con la distinzione tra merce di proprietà e conto vendita. A fine stagione sai cosa rendere e cosa rimettere in vetrina.
Lenti a contatto e riordini programmati

Tieni traccia di scatole, gradazioni e scadenze, e ricordi al cliente quando sta finendo la scorta. Puoi anche preparare per lui il riordino da ritirare in negozio.
Richiami per il controllo della vista

Il gestionale individua chi non fa un controllo da tempo e prepara messaggi personalizzati. Tu decidi tempi e toni, il sistema si occupa di non dimenticare nessuno.
Agenda degli appuntamenti

Prenotazioni per esame della vista, applicazione lenti a contatto e ritiri, visibili da tutto lo staff. I clienti ricevono conferma e promemoria in automatico.

Si collega a quello che usi già

Fatturazione elettronica SDI
Registratore telematico
WhatsApp per avvisi e richiami
Google Calendar per gli appuntamenti
Portali ordini dei fornitori di lenti
Export per il commercialista

Come lavoriamo

Tre passaggi chiari, dalla prima chiamata al lavoro consegnato, con lo stesso referente che ti segue in ognuno.

Ottico alla scrivania consulta la scheda di un cliente al computer, con la parete di montature alle spalle

Ascoltiamo come lavori in sala refrazione

Seguiamo il percorso di un cliente dalla prova della vista al ritiro, e annotiamo quali dati raccogli, dove li scrivi e dove si rischiano errori.
Progettiamo schede e buste con te

Ti mostriamo la scheda cliente e la busta di lavoro in forma di prototipo, con i campi che usi davvero, e le rifiniamo prima dello sviluppo.
Portiamo dentro clienti e montature

Recuperiamo dove possibile anagrafiche e misure dal sistema precedente, carichiamo il magazzino e ti seguiamo nelle prime settimane di lavoro reale.

Ottica sistema una montatura a una cliente che prova gli occhiali davanti allo specchio nel negozio

Aggiornato il 16 ottobre 2026

Come scegliere un gestionale per ottici senza perdere il lato professionale

Un centro ottico unisce due mestieri: quello del professionista della vista e quello del commerciante di montature e lenti. Un gestionale per ottici deve tenere insieme entrambi, senza costringerti a scegliere. C’è chi lavora soprattutto con prescrizioni e laboratorio interno, chi punta su occhiali da sole e griffe, chi fa molta contattologia. Le priorità cambiano e con loro le schermate.

Una buona domanda iniziale è: dove si perdono più informazioni oggi? Spesso è tra la sala refrazione e il banco, quando le misure vengono ricopiate a mano. Altre volte è nel rapporto con il laboratorio, quando manca una conferma di consegna. Se fai parte di una rete più ampia di negozi di prodotti per la salute, può ispirarti il gestionale per farmacie, con logiche simili sui clienti ricorrenti.

Chi cerca un gestionale per ottica o un software gestionale ottici spesso confronta soluzioni pensate per grandi catene. Un centro indipendente ha però esigenze più semplici e più personali: il rapporto con il cliente, la consulenza sulle montature, il passaparola. Un sistema su misura deve proteggere questi punti di forza e occuparsi del resto, cioè dei dati, delle scadenze e delle consegne.

Come gestire dati sulla vista e privacy

Le misure della vista e le prescrizioni sono informazioni sulla salute, quindi richiedono cautela. Un buon gestionale ti aiuta a limitare chi può vedere cosa, a registrare i consensi e a non conservare più dati del necessario. Le scelte puntuali, come tempi di conservazione e informative, vanno condivise con il tuo consulente privacy.

In pratica conviene decidere in anticipo:

chi può consultare le misure e chi solo gli acquisti;
quali documenti allegare alla scheda e quali no;
come registrare il consenso a ricevere richiami;
come gestire le richieste di accesso o cancellazione dei dati.

Sono regole semplici, ma scritte e rispettate da tutto lo staff.

Errori comuni quando si cambia sistema in un negozio di ottica

Il primo errore è importare le schede senza ripulirle: duplicati e telefoni mancanti si portano dietro anche nel nuovo sistema. Il secondo è non definire un modo unico di scrivere le misure, per esempio sfera, cilindro e asse, così lo stesso dato appare in tre formati. Il terzo è sottovalutare la fase di prova: la busta di lavoro va verificata con casi veri, magari con le ultime dieci pratiche chiuse.

Capita anche di rimandare i richiami perché “tanto i clienti tornano”. In realtà il cliente che non riceve un promemoria spesso torna da chi lo ha contattato. Un messaggio breve e cortese, con la possibilità di prenotare, è più efficace di una promozione generica.

Come capire se il gestionale migliora il lavoro in negozio

Dopo qualche mese di uso, osserva questi punti. Quante buste di lavoro sono state compilate senza correzioni, quanti ordini al laboratorio sono partiti con dati completi, quanti clienti sono tornati dopo un richiamo e quanto tempo serve per rispondere a “è pronto?”. Sono indicatori semplici da leggere.

Il negozio fisico ha bisogno anche di essere visibile fuori: una presenza online curata con orari, servizi e prenotazione dell’esame della vista è un buon alleato. Per le novità e le collezioni, qualche spunto è in social e contenuti. Per gioielli e orologi in negozio, vedi il gestionale per gioiellerie. Il primo incontro è gratuito.

Guida completaGestionale su misura: come funzionaQuando conviene un gestionale su misura, cosa può fare e come si sviluppa per gradi.

Domande frequenti

Banco di lavoro dell'ottico con attrezzi per le lenti e un paio di occhiali regolato con le pinzette

Posso conservare le prescrizioni dell'oculista?

Sì, come allegato alla scheda del cliente. Definiamo insieme chi può vedere questi dati e come gestire i consensi, da verificare con il tuo consulente privacy.

Si collega ai fornitori di lenti?

Dipende dai fornitori con cui lavori. Dove esistono esportazioni o portali compatibili valutiamo un collegamento; negli altri casi l'ordine si prepara dal gestionale senza riscrivere i dati.

Gestisce le detrazioni per gli occhiali da vista?

Possiamo emettere documenti con le diciture e i dati che ti servono per la detrazione del cliente, secondo le indicazioni che riceviamo dal tuo commercialista.

Perché un gestionale per ottica su misura e non uno già pronto?

Perché ogni centro ottico lavora a modo suo: c'è chi fa molta contattologia, chi punta sull'occhiale da sole, chi ha un laboratorio interno. Costruiamo solo quello che usi.

Ho due negozi: posso vedere entrambi?

Sì. Montature e clienti sono condivisi, puoi spostare merce da una sede all'altra e controllare incassi e lavori in corso di ciascun negozio dalla stessa schermata.