Gestionale per officina meccanica su misura
Un gestionale per officina ti fa trovare in un attimo targa, chilometri e storico interventi di ogni auto che entra sotto il ponte. Lo sviluppiamo su misura come web app: l'accettazione la fai dal tablet in piazzale, i meccanici aggiornano la scheda di lavoro dallo smartphone e in ufficio prepari preventivo e fattura senza ricopiare nulla. Lo costruiamo sulla tua officina, che tu faccia solo meccanica o anche elettrauto, diagnosi e climatizzazione.
I problemi che risolviamo
-
Fogli di lavoro scritti a mano e illeggibili
Il meccanico annota ore e ricambi su un foglio sporco di grasso. A fine giornata in ufficio si cerca di capire cosa è stato fatto davvero e quanto fatturare.
-
Il cliente aspetta il preventivo al telefono
Trovi un problema in più durante il lavoro, ma serve l'ok del cliente. Tra chiamate senza risposta e messaggi persi, l'auto resta ferma sul ponte e il lavoro si blocca.
-
Ricambi ordinati due volte o mai arrivati
Non è chiaro chi ha ordinato cosa e a quale ricambista. Arrivano pezzi doppi, mancano quelli giusti e i resi si accumulano in un angolo dell'officina.
-
Tagliandi e revisioni che nessuno ricorda
I clienti tornano quando si accende una spia, non quando servirebbe. Senza richiami ti perdi lavoro programmabile e il cliente finisce dalla concorrenza.
Cosa fa il tuo gestionale
-
Accettazione veicolo con foto e firma
Registri targa, chilometri, livello carburante e danni presenti con le foto dal tablet. Il cliente firma la presa in carico e riceve una copia sul telefono.
-
Schede di lavoro per meccanico
Ogni intervento ha le sue lavorazioni, i ricambi e le ore. Il meccanico avvia e chiude le attività dallo smartphone e tu vedi in tempo reale a che punto è ogni auto.
-
Preventivi approvati via WhatsApp
Invii il preventivo con le foto del pezzo da sostituire e il cliente lo approva con un clic. L'approvazione resta registrata nella scheda del veicolo.
-
Magazzino ricambi e ordini ai fornitori
Gestisci giacenze di filtri, oli e pezzi di consumo, ordini dai ricambisti legando ogni pezzo alla commessa e segui arrivi e resi senza confusione.
-
Storico interventi per targa
Ogni auto ha la sua cartella: lavori fatti, ricambi montati, chilometri a ogni passaggio. Utile per consigliare il cliente e per le garanzie sui ricambi.
-
Richiami per tagliandi e revisioni
Il gestionale ricorda a ogni cliente il prossimo tagliando o la revisione, con un messaggio e un link per prenotare l'appuntamento in officina.
-
Planning dei ponti e degli appuntamenti
Vedi occupazione dei ponti e carico dei meccanici sulla settimana, così fissi le prenotazioni senza promettere tempi che non puoi rispettare.
-
Fatture e ricevute dalla commessa
A lavoro chiuso la fattura si compone da sola con manodopera e ricambi, parte verso lo SDI e il cliente può pagare anche con link di pagamento.
Si collega a quello che usi già
- Fatturazione elettronica SDI
- WhatsApp per preventivi e avvisi
- Cataloghi e ordini dei ricambisti
- Prenotazioni online dal sito
- Pagamenti con link e POS
- Export per il commercialista
Come lavoriamo
Tre passaggi chiari, dalla prima chiamata al lavoro consegnato, con lo stesso referente che ti segue in ognuno.
-
Restiamo un giorno in officina
Guardiamo come accetti le auto, come i meccanici registrano il lavoro e come ordini i ricambi, per capire dove si perdono ore e soldi.
-
Costruiamo scheda lavoro e accettazione
Prepariamo le prime schermate e le facciamo provare a un meccanico sul ponte: se non è comoda con i guanti, la rifacciamo.
-
Portiamo dentro clienti e veicoli
Importiamo anagrafiche, targhe e storico dai tuoi archivi, attiviamo i richiami e ti seguiamo nelle prime settimane di lavoro reale.
Aggiornato il
Come scegliere un gestionale per officina tra una e più squadre di meccanici
Un’officina con un ponte e due persone ha bisogno di un sistema leggero, che si usa con le mani sporche. Un’officina con più ponti, elettrauto e accettazione dedicata ha invece bisogno di ruoli, planning e magazzino ricambi. Un gestionale per officina deve adattarsi a questa differenza e non obbligarti a comprare moduli che non userai.
Prima di decidere, guarda il tuo ultimo mese: quante auto hai accettato, quante hanno richiesto più di una visita, quanti preventivi sono rimasti senza risposta. Da lì capisci se il problema è l’accettazione, la comunicazione con il cliente o la gestione dei ricambi. Se lavori anche con pneumatici, trovi spunti nel gestionale per gommisti.
Per chi si chiede se serva un software gestionale officina meccanica oppure basti un foglio condiviso, la risposta sta nel numero di auto contemporaneamente in lavorazione. Quando le macchine in officina sono più di quelle che riesci a ricordare a memoria, il foglio comincia a non bastare e un sistema condiviso diventa un aiuto concreto, soprattutto con più meccanici.
Cosa preparare prima di avviare un gestionale per officina meccanica
Per avviare bene un gestionale per officina meccanica servono pochi materiali, ma ordinati. Ecco una lista di partenza:
- l’elenco dei clienti con targhe e recapiti, anche da un foglio di calcolo;
- le tue tariffe orarie per tipo di lavorazione;
- le lavorazioni più frequenti, come tagliando, freni, distribuzione e climatizzazione;
- i ricambisti abituali e il modo in cui ordini;
- un modulo di accettazione con i campi che ti servono.
Non occorre inserire tutto lo storico: spesso conviene partire dai clienti attivi degli ultimi due anni e completare strada facendo. I dati personali dei clienti vanno trattati con attenzione: ti aiutiamo a impostare accessi e conservazione, da verificare con il tuo consulente privacy.
Gli errori che fanno tornare l’officina alla carta
Il primo errore è rendere obbligatorio compilare troppi campi prima di avviare un lavoro: il meccanico salta i passaggi e i dati diventano inattendibili. Il secondo è dare lo stesso accesso a tutti, compresi prezzi e margini. Il terzo è non decidere chi ha la responsabilità di chiudere la scheda: se resta aperta, la fattura non parte e il cliente riceve il conto con giorni di ritardo.
Un quarto errore, meno evidente, è non registrare i ricambi usati al momento. A fine mese il magazzino non torna e l’officina compra due volte lo stesso pezzo. Con schermate semplici e pochi pulsanti grandi, chi lavora sotto il ponte registra in pochi secondi.
Come misurare se il lavoro in officina scorre meglio
Gli indicatori sono poche domande da porsi ogni mese. Quanti giorni passano dall’ingresso dell’auto alla consegna? Quanti preventivi hai trasformato in lavoro? Quante auto tornano per lo stesso difetto? Quanti clienti sono tornati dopo un richiamo di tagliando? Sono dati che il gestionale raccoglie senza lavoro in più.
Per farti trovare dagli automobilisti della tua zona, una pagina curata per la ricerca su Google con servizi, orari e recensioni aiuta quanto un buon passaparola. Se fai anche lavori di lattoneria, il gestionale per carrozzerie racconta come seguire pratiche, perizie e verniciatura. Il primo incontro è gratuito.
Domande frequenti
I miei meccanici non sono pratici di computer: lo useranno?
Le schermate per l'officina hanno pochi pulsanti grandi: avvia lavoro, aggiungi ricambio, chiudi. Le progettiamo provandole con loro prima di andare avanti.
Posso importare i clienti dal vecchio software gestionale della mia officina?
Nella maggior parte dei casi sì: partiamo da un'esportazione dei dati o da file Excel e portiamo anagrafiche, veicoli e, dove disponibile, lo storico lavori.
Si collega ai cataloghi dei ricambisti?
Dipende dai fornitori che usi. Dove esistono collegamenti o file di listino li integriamo; altrimenti rendiamo l'ordine il più rapido possibile dalla scheda lavoro.
È adatto anche a un'officina con un solo ponte?
Sì. Un gestionale per officina meccanica piccola può limitarsi ad accettazione, schede, preventivi e richiami tagliando, e crescere quando aggiungi personale.
Posso gestire anche gomme e carrozzeria?
Se offri anche questi servizi, aggiungiamo deposito pneumatici o pratiche di carrozzeria nello stesso gestionale, senza usare programmi separati.
Imprese che si sono affidate a noi
Parliamo del tuo gestionale.
Lasciaci nome, email e telefono. Un nostro esperto ti richiama entro 24 ore lavorative per una consulenza gratuita.
Preferisci chiamare? 349 824 8677